Ofis Elemanı Ne İş Yapar, Nasıl Olunur, Hemşire Maaşı Nedir?

Şirketin veya bir kuruluşun ofis kısmında, dosyalama, telefonlara cevap verme, evrak takip ve randevu talep oluşturma gibi işleri yapan çalışana ofis elemanı denir. Ofisteki temel görevleri yerine getiren ofis elemanları, şirketin idari kısmındaki işlerin yürümesi bakımından önemlidirler. Ofis elemanları, farklı departmanlarda çalışabilirler.

İnsan kaynakları, muhasebe, ofis elemanlarının en fazla istihdam edildiği bölümlerdir. İnsanlar, meslekler konusunda bilgi sahibi olmak istiyorlar. Ofis elemanı mesleği de merak ediliyor. Bu makalede ofis elemanlarının ne yaptıklarını, işlerinin kapsamlarını ve hangi vasıflara sahip olmaları gerektiğini açıklayacağız.

Ofis Elemanı Nedir?

Ofiste çalışan elemanların görevleri genel olarak benzer olsa da çalıştıkları kurumun türüne veya kapsamına göre değişebilir. Büyük bir şirkette çalışan ofis elemanlarının iş yoğunluğu ister istemez fazla olur. Buna karşın, daha küçük bir işletmedeki ofis elemanının yoğunluğu az olur. Bu durumda, ofis elemanından farklı bölümlere destek vermesi beklenebilir. Telefonlara yanıt vermek, ofis elemanının görevidir.

Evrakları, dosyalayıp arşivlemek, gerekli belgeleri hazırlayarak, düzenlemek yine ofis elemanları tarafından yapılır. İş yeriyle alakalı önemli toplantı ve randevular ofis elemanlarınca ayarlanır. Evrak ve belgeleri dijital ortama geçirmek, müşteri hizmetleri konusunda çözüm sunmak ve son olarak ofiste gerekli olan araç gerecin siparişini vermek. İşte, bunlar ofis çalışanının görevleridir.

Ofis Elemanı Ne İş Yapar?

Şirketlerin farklı departmanlarında çalışan ofis personelleri vardır.

Bunlar;

• İdari İşler Departmanı
• Muhasebe Departmanı
• Personel Departmanı
• Pazarlama Departmanı

İdari işler departmanında çalışan ofis elemanı, idari konularda destekleyici bir göreve sahiptir. Telefona cevap verir, dosyalama yapar, randevu ayarlar, arşivleme yapar. Muhasebe departmanında görev yapan ofis elemanı, fatura keser, ödemelerin takibini yapar. Ayrıca, ödemelerle alakalı gerekli raporlama işlerini gerçekleştirir.

Personel veya insan kaynakları departmanı, işe alım süreçlerini yürütür. Burada çalışan ofis elemanı; personelin işe giriş evraklarını toparlar, sisteme kaydeder, personelin özlük işlerini yürütür. Satış ve pazarlama departmanında çalışan ofis elemanları, şirketin ürünlerinin satışını yaparlar. Satışlarla alakalı raporlamaları hazırlar, kampanyalar oluşturur ve müşterilerle iletişim kurarlar.

Ofis Elemanı Mesleğinde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Ofis elemanları, işlerinin gereklerini yerine getirebilmek için bazı özelliklere sahip olmalılar.

Bunlar;

• Ofis programları ve bilgisayar bilme
• Dikkatli ve titiz olma
• Organize olma
• İnsan ilişkilerinde başarılı olma

Ofis elemanları, genelde program üzerinden çalışırlar, bu sebeple bilgisayar ve ofis programlarını bilmeleri gerekiyor. Ofis elemanları; arşivleme, dosyalama, raporlama, randevu oluşturma gibi işleri yaptıklarından dikkatli olmaları gereklidir. Ayrıca, tüm bu işleri birbirine karıştırmadan bir düzen içinde yapabilmeleri için organize olmaları şarttır. Bunların yanı sıra, ofis çalışanı için sözlü iletişim de en az yazılı iletişim kadar önemlidir. Bu özelliklere sahip olan bir kişi, ofis çalışanı olarak, iş bulabilir.

Ofis Elemanının Görev Ve Sorumlulukları Nelerdir?

Ofis çalışanları, şirketin günlük iş akışının sağlıklı devam edebilmesi adına kritik görevler üstlenirler.

Ofis çalışanlarının genel olarak sorumlulukları şunlardır;

• Önemli evrakları dosyalama ve arşivleme
• Telefonlara cevap verme, not alıp ilgili birimlere bildirme
• Randevular ayarlama ve bu randevularla alakalı süreci takip etme
• Müşteri hizmetleri
• Belge hazırlama ve düzenleme
• Veri girişi
• Ofis malzemeleri ve ekipmanlarının siparişi ve takibi

Ofis çalışanları, görevli oldukları departmana göre farklı işler de yapabilirler ama genel manada yaptıkları işer bunlardır. Personel bölümünde çalışan ofis elemanı da muhasebe bölümünde çalışan ofis elemanı da benzer rutin işleri yerine getiriler. Ancak, departmanın gerektirdiği önemli farklar mevcuttur.

Ofis Elemanı Çalışma Koşulları Nelerdir?

Her şirkette görevli ofis çalışanları vardır ve çalışma koşulları genelde aynıdır. Ofis elemanları, hafta içi 09:00-18:00 arasında çalışırlar. Bir ofis ortamında görev yaparlar. Masalar, bilgisayarlar dışında, tarayıcı, fotokopi, yazıcı ve telefon bulunur. Şirket içinden herhangi bir yönetici, dahili numarayla ofise ulaşarak, bir görev verebilir veya verdiği bir işin bitip bitmediğini sorabilir.

Ofis elemanları, sahip oldukları birikime, iş deneyimlerine ve potansiyellerine göre maaş alırlar. Bazı çalışanlar, esnek çalışma saatlerine tabi olurlarsa mesai ücreti alırlar. Bunlara ek olarak, olmazsa olmaz sosyal haklar elbette ofis çalışanları için de vardır. Ofis çalışanları, dikkat gerektiren raporlama ve evrak işleri yaptıkları için genellikle ortamlarının sessiz olmasına özen gösterilir.